Integritetspolicy | Svenska Lottakåren
Hoppa till huvudinnehåll

Integritetspolicy

Svenska Lottakåren tar din personliga integritet på stort allvar och strävar efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagstiftning (Dataskyddsförordningen 2016/679) och enbart kopplat till att vi ska kunna administrera ditt medlemskap. Den här integritetspolicyn beskriver varför Svenska Lottakåren samlar information om dig, hur informationen behandlas och dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Du ska känna dig trygg i hur vi behandling dina personuppgifter och har du frågor är du välkommen att höra av dig till oss, se kontaktinformation nedan.

Vad är en personuppgift?

All information som handlar om fysiska personer som kan identifieras är personuppgifter. Med detta menas uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet, exempelvis namn, personnummer, telefonnummer, IP-nummer eller e-postadress. Även bilder och ljudupptagningar är personuppgifter även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Ansvarig för personuppgifterna som samlas in

Riksförbundet Sveriges lottakårer är personuppgiftsansvarig för organisationens behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför

Svenska Lottakåren inhämtar och lagrar personuppgifter som är behövliga, väsentliga och förenliga med organisationens ändamål.

Medlemmar

För dig som är medlem eller visat intresse av att bli medlem samlar Svenska Lottakåren in följande uppgifter:

Personuppgift Behandlingar

Namn (förnamn, efternamn)

Personnummer

Kön

Kontaktuppgifter (adress, mejl, telefonnummer)

Län och kommun

Faktureringsadress (om avi för din medlemsavgift ska skickas till annan adress)

Medlemskap (t.ex. om du tillhör en lokal kår, inträdesdatum, historik över byte av lokal kår)

Specialmedlemskap (hedersmedlemmar och ständiga medlemmar)

Betalningsinformation

Medaljer (av Lottakåren tilldelade medaljer)

Historik över utbildningar och tjänstgöringar

Instruktörskompetenser (om du är utbildad instruktör)

Uppdrag inom organisationen

  • Medlemsärenden
  • Digitala nyhetsbrev
  • Digital kommunikation
  • SMS-utskick
  • Utskick med post
  • Adressändringar genom Parajett
  • Inbjudan till föreningsaktiviteter
  • Medlemsavgift
  • Nominering av medaljer
  • Nominering till förtroendeuppdrag eller andra uppdrag
  • Avtal, ditt avtal med myndighet, vår organisation eller annan organisation
  • Utskrift av medlemslistor i digital eller pappersformat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Laglig grund

Avtal

I och med att du registrerar din intresseanmälan eller medlemskap ingår du ett avtal med Svenska Lottakåren där personuppgifterna ligger till grund för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande gentemot dig. Utan dessa uppgifter kan vi inte administrera ditt medlemskap.

Lagringsperiod

Uppgifterna sparas så länge ditt medlemskap är aktivt. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt. För statistik och återrekrytering sparas uppgifterna i 15 månader. I de fall uppgifter är att ses som räkenskaper (t.ex. inbetalda medlemsavgifter) sparas uppgifterna i enlighet med bokföringslagens regler.

Externa

Svenska Lottakåren samlar även in uppgifter om personer som inte är medlemmar hos oss. Det kan vara t.ex. att du tillhör en annan organisation men går en utbildning eller är instruktör på någon av våra utbildningar. I de fall vi registrerar uppgifter om dig och du inte är medlem benämns du som extern. Följande uppgifter samlar vi in om dig:

Personuppgift Behandling

Namn (förnamn, efternamn)

Personnummer

Kön

Kontaktuppgifter (adress, mejl, telefonnummer)

Län och kommun

Instruktörskompetenser (om du är utbildad instruktör/handledare)

Historik över utbildningar och tjänstgöringar

Uppdrag inom organisationen

  • Personuppgiftsärenden
  • Digitala nyhetsbrev
  • Digital kommunikation
  • SMS-utskick
  • Utskick med post
  • Adressändringar genom Parajett
  • Inbjudan till aktiviteter
  • Nominering av medaljer
  • Nominering till uppdrag
  • Avtal, ditt avtal med myndighet, vår organisation eller annan organisation
  • Utskrift av listor i digital eller pappersformat

 

Laglig grund

Avtal

I och med att du ska genomföra en utbildning i vår regi eller tjänstgöra som instruktör/handledare ingår du ett avtal med Svenska Lottakåren där personuppgifterna ligger till grund för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande gentemot dig. Utan dessa uppgifter kan vi inte administrera din utbildningsansökan eller tjänstgöring.

Lagringsperiod

Uppgifterna sparas fram till dess att utbildningen är genomförd eller att du inte längre vill tjänstgöra som instruktör/handledare hos oss. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt. För statistik sparas uppgifterna i 15 månader.

Elever och instruktörer/handledare

Utöver de personuppgifter som nämns under Medlem respektive rubriken Extern kan vi komma att samla in ytterligare personuppgifter som rör ditt deltagande på utbildninga:

Personuppgift Behandlingar

Specialkost och allergier

Längd och vikt

Storlekinformation (kläder)

Bank och kontonummer

Avreseort

Organisationstillhörighet

Sjukpenninggrundande inkomst (SGI)

  • Personuppgiftsärenden
  • Digital kommunikation
  • SMS-utskick
  • Utskick med post
  • Avtal, ditt avtal med myndighet, vår organisation eller annan organisation
  • Utskrift av listor i digital eller pappersformat
  • Registrering efter genomförd utbildning
  • Samarbete med andra Frivilliga försvarsorganisationer samt myndigheter
  • Deltagarlistor delas med ansvariga för kursen samt instruktörer/handledare
  • Kursutvärderingar

Laglig grund

Avtal

I och med att du ska genomföra en utbildning i vår regi eller tjänstgöra som instruktör/handledare ingår du ett avtal med Svenska Lottakåren där personuppgifterna ligger till grund för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande gentemot dig. Utan dessa uppgifter kan vi inte administrera dig som elev eller instruktör/handledare.

Lagringsperiod

Uppgifterna sparas fram till dess att utbildningen är genomförd eller att du inte längre vill tjänstgöra som instruktör/handledare hos oss. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt.

Uppgift om bank och kontonummer samt underlag och utbetalning av ersättning sparas i lönesystem i enlighet med preskriptionslagen, 10 år.

Hantering av personnummer

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet eller nödvändigt för säker identifikation. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt och använder istället ett unikt identifikationsnummer för varje registrerad person.

Vem tar del av personuppgifterna

Svenska Lottakåren förbehåller sig rätten att lämna ut personuppgifter till organisationer och myndigheter som vi samarbetar med för att kunna administrera ditt medlemskap alternativt utbildningsansökan eller tjänstgöring. Dina personuppgifter lämnas endast ut till berörd organisation eller myndighet.

Vi delar regelbundet information gällande:

  • IT-tjänster (utveckla, drifta och underhålla hemsida och medlemssystem)
  • Betallösningar (Swedbank, Payson, Klarna, Lottashopen (TextTalk))
  • Kommunikation om vår verksamhet (SMS-tjänst, e-postmeddelanden, sociala medier)
  • Boende och resor (hotell, konferensanläggningar, researrangörer)
  • Genomförande av utbildning (andra frivilliga försvarsorganisationer, kurschefer, skolledningar, myndigheter)
  • Lönespecifikationer (Kivra)

Information vi delar är endast för de ändamål som vi samlar in informationen för.

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till tillsynsmyndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Personuppgifter kan också komma att lämnas ut till tredje land vid användning av tjänster med leverantörer utanför EU. Detta under förutsättning att mottagaren uppfyller den säkerhetsnivå som ställs enligt förordningen.

Säkerhet

Svenska Lottakåren vidtar lämpliga och organisatoriska åtgärder för att minimera risken för obehörig åtkomst samt olämplig användning av dina personuppgifter. Åtgärderna görs i syfte att säkerställa din personliga integritet. Vi har tekniska lösningar och IT-system som sköter tillgången till personuppgifter och för att skydda mot olovlig behandling (som tillgång, förlust och förstörelse).

Dina rättigheter

Du ansvarar själv för att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta. Detta i syfte att Svenska Lottakåren ska kunna fullfölja sina åtaganden gentemot dig. Du har alltid rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga utan onödigt dröjsmål. Organisationen ansvarar inte för konsekvenser vilka kan härledas till inaktuella personuppgifter såsom felaktig adress och felaktig e-postadress.

Rätten att få tillgång till dina uppgifter

Vi är alltid öppna och transparanta med hur vi behandlar dina personuppgifter och du kan närsomhelst begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas ut i pappersformat och skickas till din folkbokföringsadress.

Om vi får en förfrågan om att få tillgång till dina uppgifter, kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rätten att få uppgifter borttagna och bli bortglömd

Du kan välja att få alla dina personuppgifter som organisationen behandlar raderade. Detta kan dock komma att påverka möjligheterna att utnyttja medlemskapet i Svenska Lottakåren.

Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke till den behandling av dina personuppgifter som du vid registreringen lämnat samtycke till. Detta gör du genom att kontakta oss, se nedan.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan till exempel vara, men inte uteslutande, bokförings- och skattelagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna redovisa uppgifter till exempelvis Försvarsmakten, MSB eller annan myndighet.

Du har alltid rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter vid följande situationer:

a) Under den tiden Svenska Lottakåren utreder dina personuppgifters korrekthet efter att du anmält att dina personuppgifter är felaktiga.

b) Behandlingen av dina personuppgifter är oförenlig med lag eller annan författning och du motsätter dig att dina personuppgifter raderas.

c) Dina personuppgifter är inte längre nödvändiga för att Svenska Lottakåren ska uppfylla ändamålet med behandlingen men du som medlem behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Din möjlighet att lämna klagomål

Du har möjlighet och rätt att närsomhelst lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

För att utöva dina rättigheter enligt ovan, eller om du har frågor om behandlingen, får du gärna kontakta oss.

Svenska Lottakåren
E-post: info@svenskalottakaren.se
Telefonnummer: 08-666 10 81
Besöksadress: Lilla Nygatan 14, 103 17, Stockholm
Postadress: Box 2240, 103 16, Stockholm

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras. Den senaste versionen kommer alltid finnas här på vår webbplats.

Denna policy fastställdes 2018-10-24.