Integritetspolicy

Svenska Lottakåren värnar om din personliga integritet och din rätt att själv ha kontroll över dina personuppgifter. Dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagstiftning (Dataskyddsförordningen GDPR) och enbart kopplat till att vi ska kunna administrera dina personuppgifter i samband med vår kontakt med dig. Den här integritetspolicyn beskriver varför Svenska Lottakåren samlar information om dig, hur informationen behandlas och dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Du ska känna dig trygg i hur vi behandling dina personuppgifter och har du frågor är du välkommen att höra av dig till oss, se kontaktinformation nedan.

Ansvar

Dataskyddsförordningen ställer krav på att någon måste vara ansvarig för den behandling av personuppgifter som sker. Den juridiska personen Riksförbundet Sveriges lottakårer (802006-0359) är personuppgiftsansvarig. Det innebär att det är vi som ansvarar för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet och att behandlingen följer gällande lagstiftning.  

När du blir medlem i Svenska Lottakåren kan du välja att tillhöra en lokal lottakår eller ha ett medlemskap utan lokal kårtillhörighet.  

Svenska Lottakårens tjänstemannaorganisation och Svenska Lottakårens lokala kårer har således till viss del ett gemensamt ansvar för behandling av personuppgifter. Kåren är personuppgiftsansvarig för den behandling som kåren utför lokalt. Det kan röra sig om att kåren skriver ut medlemslistor inför kåraktiviteter. 

Vår Integritetspolicy omfattar den personuppgiftsbehandling för vilken Svenska Lottakåren har ett personuppgiftsansvar. Den omfattar också den personuppgiftsbehandling som Svenska Lottakårens tjänstemannaorganisation och kårerna har ett gemensamt personuppgiftsansvar för. 

Vad är en personuppgift

All information som handlar om fysiska personer som kan identifieras är personuppgifter. Med detta menas uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet, exempelvis namn, personnummer, telefonnummer, IP-nummer eller e-postadress. Även bilder och ljudupptagningar är personuppgifter även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför 

Svenska Lottakåren inhämtar och lagrar personuppgifter som är behövliga, väsentliga och förenliga med organisationens ändamål. Svenska Lottakåren samlar även in uppgifter om personer som inte är medlemmar hos oss. Det kan vara t.ex. att du tillhör en annan organisation men går en utbildning eller är instruktör på någon av våra utbildningar.

Vi samlar in uppgifter om dig när du:

  • registrerar dig som medlem
  • fyller i dina personuppgifter eller kontaktar oss på någon av våra plattformar, t ex svenskalottakaren.se, lottashopen.se, sociala medier, via telefon, postalt eller via e-post
  • söker för att delta på en utbildning eller konferens
  • söker för att tjänstgöra som instruktör eller handledare på en utbildning
  • deltar i en utbildning som elev eller instruktör/handledare och är berättigad till ekonomisk ersättning
  • har ett förtroendeuppdrag
  • anmäler dig till ett event vi anordnar
  • skänker en gåva
  • besöker våra digitala kanaler, exempelvis svenskalottakaren.se, lottashopen.se och sociala medier. Det gäller trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt spår-barhetsidentifikation, exempelvis cookies, IP-adress, typ av enhet, operativsystem, region, språkinställning och webbläsare som används. Dessutom samlar vi in tid och längd för besöket samt interaktionen som gjordes.

Vilken typ av personuppgifter vi samlar in kan också se olika ut beroende på vilken kontakt du har med oss – det kan röra sig om följande uppgifter:

  • Person- och kontaktuppgifter - namn, personnummer, mobiltelefonnummer, e-postadresser, samt postadress.
  • Betalningsuppgifter - kredit- och betalkortsdata (kortnummer, giltighetsdatum och CVV-kod), fakturainformation och bankkontonummer.

All behandling av dina personuppgifter syftar till att möjliggöra endast sådan verksamhet som är förenlig med Svenska Lottakårens stadgar.

Vi behandlar i huvudsak dina personuppgifter för att kunna göra följande:

  • administrera ditt medlemskap
  • administrera ditt frivilliguppdrag, t ex förtroendeuppdrag eller avtal med myndighet
  • administrera din ansökan till utbildning
  • möjliggöra god service, som att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt
  • kommunicera förändringar i våra villkor och policydokument.

Utöver de ändamål som anges ovan så kan det finnas ytterligare ändamål som anges vid tidpunkten när dina uppgifter samlas in. Vi samlar också in personuppgifter för att kunna fullgöra våra avtalsenliga och lagenliga förpliktelser, exempelvis för återrapportering till våra uppdragsgivare, vid hantering av autogiro och av bokförings- och skattemässiga skäl. Vi uppdaterar och kompletterar dina uppgifter från andra offentliga register, exempelvis SPAR och arbetar med god registervård.

Laglig grund

Avtal

I och med att du registrerar din intresseanmälan eller medlemskap ingår du ett avtal med Svenska Lottakåren där personuppgifterna ligger till grund för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande gentemot dig. Utan dessa uppgifter kan vi inte administrera ditt medlemskap.

I och med att du ska genomföra en utbildning i vår regi eller tjänstgöra som instruktör/handledare ingår du ett avtal med Svenska Lottakåren där personuppgifterna ligger till grund för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande gentemot dig. Utan dessa uppgifter kan vi inte administrera din utbildningsansökan eller tjänstgöring.

Lagringsperiod

Uppgifterna sparas så länge ditt medlemskap är aktivt. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt. För statistik och återrekrytering sparas uppgifterna i 15 månader. I de fall uppgifter är att ses som räkenskaper (t.ex. inbetalda medlemsavgifter) sparas uppgifterna i enlighet med bokföringslagen.

Uppgifter kopplade mot utbildningar sparas fram till dess att utbildningen är genomförd eller att du inte längre vill tjänstgöra som instruktör/handledare hos oss. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt. För statistik sparas uppgifterna i 15 månader. Därefter gallras dina personuppgifter automatiskt efter 4 år.

Uppgift om bank och kontonummer samt underlag och utbetalning av ersättning sparas i lönesystem i enlighet med preskriptionslagen, 10 år.

Hantering av personnummer

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet eller nödvändigt för säker identifikation. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt och använder istället ett unikt identifikationsnummer för varje registrerad person.

Vem tar del av personuppgifterna

För att behandla dina personuppgifter på det sätt och för de ändamål som anges ovan, kan Svenska Lottakåren behöva dela dina personuppgifter med av oss utvalda tredje parter.

Vi delar regelbundet information gällande:

  • IT-tjänster
  • Betallösningar
  • Kommunikation om vår verksamhet (t ex nyhetsbrev)
  • Boende och resor
  • Genomförande av utbildning (andra frivilliga försvarsorganisationer, kurschefer, skolledningar, myndigheter)
  • Lönespecifikationer och kontrolluppgifter

Information vi delar är endast för de ändamål som vi samlar in informationen för. Svenska Lottakåren använder tjänster som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom exempelvis en anslutning till den så kallade Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA.

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till tillsynsmyndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Personuppgifter kan också komma att lämnas ut till tredje land vid användning av tjänster med leverantörer utanför EU. Detta under förutsättning att mottagaren uppfyller den säkerhetsnivå som ställs enligt förordningen.

Säkerhet

Svenska Lottakåren vidtar lämpliga och organisatoriska åtgärder för att minimera risken för obehörig åtkomst samt olämplig användning av dina personuppgifter. Åtgärderna görs i syfte att säkerställa din personliga integritet. Vi har tekniska lösningar och IT-system som sköter tillgången till personuppgifter och för att skydda mot olovlig behandling (som tillgång, förlust och förstörelse).

Dina rättigheter

Du ansvarar själv för att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta. Detta i syfte att Svenska Lottakåren ska kunna fullfölja sina åtaganden gentemot dig. Du har alltid rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga utan onödigt dröjsmål. Organisationen ansvarar inte för konsekvenser vilka kan härledas till inaktuella personuppgifter såsom felaktig adress och felaktig e-postadress.

Rätten att få tillgång till dina uppgifter

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och du kan närsomhelst begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas ut i pappersformat och skickas till din folkbokföringsadress.

Om vi får en förfrågan om att få tillgång till dina uppgifter, kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rätten att få uppgifter borttagna och bli bortglömd

Du kan välja att få alla dina personuppgifter som organisationen behandlar raderade. Detta kan dock komma att påverka möjligheterna att utnyttja medlemskapet i Svenska Lottakåren.

Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke till den behandling av dina personuppgifter som du vid registreringen lämnat samtycke till. Detta gör du genom att kontakta oss, se nedan.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan till exempel vara, men inte uteslutande, bokförings- och skattelagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna redovisa uppgifter till exempelvis Försvarsmakten, MSB eller annan myndighet.

Du har alltid rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter vid följande situationer:

  1. Under den tiden Svenska Lottakåren utreder dina personuppgifters korrekthet efter att du anmält att dina personuppgifter är felaktiga.
  2. Behandlingen av dina personuppgifter är oförenlig med lag eller annan författning och du motsätter dig att dina personuppgifter raderas.
  3. Dina personuppgifter är inte längre nödvändiga för att Svenska Lottakåren ska uppfylla ändamålet med behandlingen men du som medlem behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Din möjlighet att lämna klagomål

Du har möjlighet och rätt att närsomhelst lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

För att utöva dina rättigheter enligt ovan, eller om du har frågor om behandlingen, får du gärna kontakta oss.

Svenska Lottakåren
Magnus Ladulåsgatan 18
11866 Stockholm

E-post: info[at]svenskalottakaren.se (info[at]svenskalottakaren[dot]se)
Telefonnummer: 08-666 10 81

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras. Den senaste versionen kommer alltid finnas här på vår webbplats.

Integritetspolicy fastställdes på Överstyrelsens möte 2019-05-25--26 och är senast uppdaterad 2019-08-30.