”De kommer med fantastisk kompetens och energi”

Försvarsmakten har ett stort behov av frivilliga resurser, inte minst stabsassistenter. En bidragande orsak är förstås det förändrade säkerhetsläget med Rysslands krig mot Ukraina och även Sveriges inträde i Nato. Därför rekryterar man nu fler stabsassistenter till Försvarsmaktens Högkvarter. 

– Generellt är frivilliga resurser helt avgörande för att vi ska kunna lösa våra uppgift. De senaste årens säkerhetspolitiska utveckling har inneburit att vi behövt stärka upp med frivilliga assistenter i större omfattning än förut, säger Torbjörn Gillsparr som är överstelöjtnant på operationsstaben vid Försvarsmaktens Högkvarter. 

Vad får man då göra som stabsassistent på Högkvarteret? Framför allt är det administrativt arbete med att säkra verksamhetens informationsflöden, skapa struktur och förse organisationen med information. 

– All inkommade information via mejl, telefonsamtal, handlingar, tas emot av en stabsassistent som med hjälp av utbildning och en instruktion vet hur varje information ska hanteras. Det handlar ofta om att jobba vid en datorskärm. Vi har många olika ledningsstödssystem, vissa med öppen information och andra för skyddsklassad information. Ibland behöver vi via vår Sambandscentral flytta information mellan dessa system, det är typiska uppgifter som stabsassistenterna hjälper oss med, säger Torbjörn.

Det kan kanske låta simpelt i teorin, som att bara ta emot och skicka vidare information. Men det är en väldigt viktig roll för att Försvarsmaktens organisation ska fungera hela vägen ut i fält:

– Det är otroligt viktigt för att vi ska hålla strukturen och spårbarheten i våra informationsflöden. 

Det handlar inte heller om att följa order som en betjänt – nej, stabsassistenterna får gärna styra upp och säga ifrån när något inte görs korrekt.

– Vi sätter stort värde på att de tar ansvar och håller ordning och reda på oss. Att de säger ”nej, så ska det inte gå till” för att hjälpa officerarna att göra rätt, säger Torbjörn som poängterar att de frivilliga stabsassistenterna behöver vara övade och tränade för att klara ett skarpt läge.

– När något har gått riktigt illa, när vi har ett påbörjat väpnat angrepp i Sverige, då är det försent att ta in frivillig personal om de inte är avrostade och tränade. Då har ingen ordinarie personal tid att gå igenom saker med dem, utan de behöver känna personalen och kunna sätta igång med sina arbetsuppgifter direkt. 

Krav på kunskaper och egenskaper

Man behöver däremot inte vara någon ”elitmänniska” vare sig när det gäller kunskaper eller egenskaper, för att vara stabsassistent på Högkvarteret. Man behöver vara flexibel och kunna hantera både monotona och stressiga arbetsuppgifter, kunna jobba självständigt men även samarbeta med andra. Störst skillnad jämfört med civila myndigheter är kravet på att vara säkerhetsmedveten, menar Torbjörn Gillsparr:

– Inom mitt område är det mycket sekretess och man behöver ha en förståelse för att vi inte delar all information mellan all personal. Stabsassistenter behöver hantera ganska mycket information, därför är vi extra noga med att de får bra utbildning och hanterar informationen på rätt sätt.

Kunskaper som krävs är att kunna använda Officepaketet eftersom det är grundläggande verktyg i Försvarsmakten. Nästan alla presentationer görs i powerpoint, alla ordrar i word, och väldigt många listor i Excel.

Hälsokraven är inte heller särskilt dramatiska. Man ska inte ha någon kraftig allergi som kan ge svåra reaktioner, inte ha astma, insulinbehandlad diabetes, kraftig övervikt eller psykisk obalans. Inte heller problem med leder eller rygg, så att man har svårt att sitta mycket och länge.

När det gäller arbetssituationen är det en fördel att ha en arbetsgivare som tillåter några fler dagar eller kanske en extra veckas tjänstgöring utöver den årliga övningen, för att hålla igång den personliga relationen, få information om förändringar och gå igenom organisationsstrukturen som är ganska komplex, menar Torbjörn.

– Högkvarteret kommer i samarbete med Svenska Lottakåren att genomföra en rekryteringshelg den 27-28 april i år. Då kommer vi att beskriva mer om vad det innebär att vara stabsassistent hos oss och då välkomnar vi både de som redan är och de som vill gå med i en frivilligorganisation. 

Viktigt att skapa tillhörighet

Men hur passar rollen som frivillig stabsassistent in bland de heltidsanställda? Är det inte svårt att komma in som ”utomstående” då och då?

– Ja, det är svårt när du kommer första gången till en stor organisation där alla till och med har likadana kläder. Därför är det så viktigt från vår sida att säkerställa att alla är en del i gänget, både anställda och frivilliga. Vi måste ta ansvar för den personliga relationen till stabsassistenterna så att de känner en självklar tillhörighet.

Torbjörn understryker också att det är viktigt att lära känna de frivilliga för att kunna ta tillvara deras kompetenser och förmågor.

– Min erfarenhet är att de kommer med fantastiska kompetenser, en del jobbar med väldigt avancerade uppgifter i vardagen, med inslag som är oerhört värdefulla för oss.

Men kompetenser och utbildning i all ära. Torbjörn slås ändå allra mest av den positiva energin och viljan att göra skillnad, som de frivilliga kommer med.

– Det är enastående människor som vill bidra till Sveriges skydd och försvar. De har en fantastisk energi när de kommer, de är glada oavsett vilka arbetsuppgifter de får och skapar god stämning mitt i all stress. Det spelar ingen roll om de är högutbildade eller lågutbildade – alla har förmågor vi har nytta av och det går att hitta uppgifter som passar var och en. 

Våga pröva och testa dig själv

När det gäller de frivilliga försvarsorganisationernas roll generellt, tvekar inte Torbjörn en sekund om deras betydelse:

– Det går inte att bedriva Försvarsmakten utan dem. Vi har byggt upp vårt totalförsvar på att vi har frivilligorganisationer som hjälper både myndigheter och det militära försvaret. 

Han pekar också på att de frivilliga försvarsorganisationerna gör viktiga insatser för att sprida försvarsvilja och försvarskunskap hos allmänheten: 

– Runt massor med fikabord, bland vänner och på arbetsplatser runt om i landet, bidrar de till en mer faktabaserad diskussion kring totalförsvarets uppgifter, säger Torbjörn som uppmanar fler i både Lottakåren och andra frivilliga försvarsorganisationer att söka till Försvarsmaktens Högkvarter. 

– Jag förstår att det kan kännas obekvämt att ge sig in i Försvarsmakten som är väldigt annorlunda mot mycket annat i samhället. Men vi är också helt vanliga människor som tar på oss en grön uniform. Alla har varit osäkra i början, och vi behöver fler som vågar testa sig själva. Så var inte rädd för att våga pröva! 

Läs mer om informationshelgen

Text: Eva Jönsson, Copyfabriken