Insats på Gotland inleddes med en helt ny ”avrostningskurs”

– Det var intensivt, mycket som hände och tidvis mycket att göra. Vi lottor fanns på plats för att hjälpa till att starta upp staben och agera ledningsstöd med uppgifter som att föra mötesanteckningar och logga information. Men det löser sig så länge man tar en sak i sänder, säger Susanna Kukka som till vardags är egenföretagare. 

Susanna gick med i Gotlands lottakår för sex år sedan och har varit stabsassistent i fyra år. 

– En anledning till att jag gick med i Lottakåren är att vi har flera lottor i släkten. Jag kände också att jag vill kunna bidra till samhället vid ovanliga omständigheter och kriser.   

Att sedan utbilda sig till stabsassistent passade Susannas erfarenheter och organisatoriska förmåga.

– Det kändes som den mest intressanta befattningen på civila sidan och är i linje med det jag jobbar med, som handlar om det organisatoriska och att styra upp saker.

Snabbt anordnad repetitionskurs

Nytt för insatsen var den repetitionskurs stabsassistenterna fick inför arbetet på grund av att flera av dem inte hade deltagit i någon skarp insats tidigare, och inte heller hade övat på ett par år. Marie Ekberg, erfaren stabsassistentinstruktör, fick i uppdrag att sätta ihop ”avrostningskursen” och hålla den på plats på Gotland tillsammans med kollegan Iréne Blank.

– Uppdraget var att skapa en utbildning som måste vara betydligt kortare än grundutbildningen. Eftersom vi inte riktigt visste vad stabsassistenterna kunde och vad de behövde repetera gjorde vi så att den blev en och en halv dag. Då kunde vi anpassa innehållet och fråga deltagarna vad de själva ville repetera, och om de saknat något under första dagen kunde vi ge dem det den andra dagen, berättar Marie Ekberg. 

En stor del av ”avrostningen” handlade om att gå igenom och repetera flödena och hur viktigt det är att logga och dokumentera all information. 
Susanna Kukka som inte deltagit i någon skarp insats förut, tycker att repetitionsutbildningen var givande:

– Ja, det var riktigt bra att få damma av lite gamla kunskaper.

Erfarenheterna och kunskaperna från stabsassistentutbildningen var också värdefulla särskilt när det gäller stabstrukturen och hur man arbetar i staben. 

Däremot var det en omställning att jobba helt digitalt, berättar Susanna:
– På grundutbildningen blev vi drillade i att göra allt manuellt, med tablåer, papper och penna, och det är viktigt eftersom vi utbildas för att klara krissituationer när det inte finns ström. Men här ville regionen ha ett pappersfritt, helt digitalt ledningsstöd. För mig var det inga problem eftersom jag har extensiv datorvana, men datoriserat stöd kan vara något för framtida stabsassistentutbildningar att ta upp vid sidan av det manuella.

Givande besök på regionens stab

Innan arbetet på Gotland började hade Marie Ekberg kontakt med stabschefen och under kursen arrangerades ett besök på regionens stab:

– Det ville jag göra för att deltagarna skulle få se kontexten de skulle verka i, få träffa stabschef och händelsechef, höra deras beskrivning av behoven och att deras arbetssätt stämmer överens med hur vi utbildar. Det kändes gott att få den bekräftelsen, både för oss och för deltagarna, säger Marie.

Susanna Kukka instämmer:
– Det var värdefullt att se hur det var, vilka som ledde staben och få en kort presentation av hur de arbetar rent organisatoriskt.

Just vikten av en bra ledning är något Susanna Kukka tagit med sig från insatsen på Gotland: 
– Det syns och känns i staben att rätt människor är på rätt platser. Då klickar bara allting och fungerar precis som det ska. Det var även väldigt intressant att se hur Region Gotland jobbar inifrån i en väldigt utmanande men samtidigt utvecklande situation, både för individer, arbetsgrupper och för samarbete med andra organisationer.

Trygghet i värdegrunden

Trots att utbildningen var så kort och det var bråttom valde Marie att starta den med en diskussion om Lottakårens värdegrund.

– Att lägga lite tid på det i början visade sig vara värdefullt, dels för att snabbt sammansvetsa gruppen som inte hade jobbat ihop tidigare, dels för att stärka deltagarna i att vara lotta, så att de får med sig en trygghet och en stolthet i att ha en uppgift och vara en värdefull tillgång i insatsen, säger Marie.

Med tanke på att det troligen kommer att uppstå fler insatser och behov där stabsassistenter inte har fått öva eller jobba i skarpt läge, borde kanske repetitionskursen bli en ”etablerad” kurs att använda vid liknande tillfällen?

– Det ska egentligen kansliet uttala sig om, men eftersom vi både har utvärderat och dokumenterat den här kursen finns det möjlighet att göra det igen om det behövs, säger Marie. 

FAKTA: Så hanterades vattenbristen på Gotland

I samband med de låga yt- och grundvattennivåerna aktiverade Region Gotland en särskild händelsestab. Kampanjer för att hushålla med vattnet tillsammans med andra åtgärder, som att minska trycket i de kommunala vattenledningarna, gjorde att regionen kunde säkerställa tillgång till dricksvatten och undvika en akut vattenbrist.

Text: Eva Jönsson, Copyfabriken